asello unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Kundendaten mit der integrierten Kundenverwaltung.

Inhalt

Alle Kunden

In der Kundenübersicht werden alle im System vorhandenen Kunden aufgelistet (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon und Adresse). Über die Suchleiste können die Kunden durchsucht werden.

  • Details: Mit einem Klick auf "..." oder den Kundennamen erscheint ein Fenster mit den Details, in dem auch ein Bearbeiten des Kunden möglich ist.
  • Neue Rechnung: Mit einem Klick auf das grüne Kassensymbol in der Zeile eines Kundennamen, wird eine neue Rechnung mit diesem Kunden geöffnet.
  • Neuer Kunde: Mit einem Klick auf „+ Kunde“ (links unten) können Sie einen neuen Kunden anlegen.
  • Suche: Mit der Suche werden in den einzelnen Feldern des Kunden gesucht und die Kunden nach dem besten Ergebnis gereiht angezeigt.
  • Filtern: Mit einem Klick auf das Filter Symbol können Sie die Filterkriterien wie zuständiger Benutzer und Tags auswählen.
  • Importieren: Importieren von Kundendaten
  • Exportieren: Exportieren von Kundendaten

Tipp

Über die Suche können Sie mit einer Ähnlichkeitssuche alle Felder der Kunden durchsuchen. Die Ergebnisse werden nach der Relevanz sortiert angezeigt.

Alle Kunden

Kundenübersicht

Wenn Sie die Ansicht eines Kunden öffnen, sehen Sie eine Übersicht der Kundeninformationen wie Name, Liefer- und Rechnungsadresse, Zahlungsinformationen, Zusatzinformationen, Jahresumsatz und die offenen Lieferscheine.

Unter Aktionen können Sie den Kunden löschen, eine neue Rechnung oder eine neue Kundenkarte anlegen. Mit einem Klick auf das grüne Kassensymbol wird der Kunde gespeichert und danach eine neue Rechnung mit diesem Kunden geöffnet.

Kundenübersicht

Kunde anlegen/bearbeiten

Im Eingabefeld Name können Sie rechts neben dem Namen auf den Pfeil nach unten klicken. Das Namensfeld wird nun ausgeklappt. Je nach Anrede, stehen unterschiedliche Eingabefelder im Kunden zur Verfügung.

Bei der Anrede "Frau", "Herr" stehen die Felder Anrede, Titel, Titel nach dem Namen, Vorname und  Nachname zur Verfügung. Bei der Anrede "Andere" stehen Ihnen im Unterschied nur das Feld Name zur Verfügung.

Weitere Felder sind:

  • Kundennummer
  • UID
  • Referenznummer 
  • E-Mail-Adresse
  • Referenznummer
  • Telefonnummer
  • Faxnummer
  • Tags

Tags

Sie können mehrer Tags pro Kunde vergeben. Unter Filtern können Sie schnell und einfach nach Tags filtern.


Tipp

Die Referenznummer kann für eine Zimmernummer oder Bezeichnung aus einem externen System verwendet werden. Die Nummer wird auch in der Übersicht der Kunden und beim Erstellen einer Rechnung angezeigt. Die Bezeichnung der Referenznummer kann unter Einstellungen > Rechnungsablauf konfiguriert werden.

Rechnungsadresse / Lieferadresse

Sie können für Kunden eine Rechnungsadresse anlegen mit den Feldern:

  • Name 1
  • Name 2
  • Straße
  • Hausnummer
  • Ort
  • PLZ
  • Land

Für die Lieferadresse ist als Standard "Wie Rechnungsadresse" aktiviert. Wenn Sie dies abhaken, können sie eine zweite Adresse als Lieferadresse abspeichern. Es stehen dieselben Felder wie bei Rechnungsadresse zur Verfügung. Bei Erstellen einer Rechnung mit diesem Kunden stehen Ihnen beide Adressen zur Verfügung. Bei Lieferscheinen wird automatisch die Lieferadresse herangezogen, bei allen anderen Dokumenten die Rechnungsadresse.

Tipp

Bei Änderung des Kundennamens wird der Name 1 der Rechnungsadresse und Lieferadresse (wenn nicht "Wie Rechnungsadresse" aktiv) mit überschrieben, wenn diese gleich wie der Kundenname sind.

Zahlungsinformationen

Bei den Zahlungsinformationen können Sie das Zahlungsziel für diesen Kunden angeben, falls das Zahlungsziel vom allgemeinen Zahlungsziel abweicht (Einstellungen > Rechnungsablauf).

Sie können auch die Skonto Tage und Prozente festlegen und ob bei Erstellen einer Rechnung als Standard Innergemeinschaftliche Lieferung, Reverse Charge, Lieferung Drittland oder Bauleistung ausgewählt werden soll.

Buchhaltung

Hier können Sie die Kontonummer des Kunden hinterlegen.

Zusatzinformationen

Sie können dem Kunden eine Rabattgruppe zuweisen. Weitere Informationen zu den Rabattgruppen finden Sie unter  System > Rabattgruppen.

Für die Rechnungszustellung kann ein Standard per Mail oder per Post gewählt werden. Sie können dem Kunden auch einen Mitarbeiter zuweisen und eine Anmerkung hinterlegen.

Kundennummer automatisch vergeben

Für die Kundennummer kann man eine automatische Nummerierung konfigurieren. Dabei kann ein Prefix, die Anzahl der Stellen und die nächste Nummer eingestellt werden. Bei bestehenden Kunden kann mit dem aktuallisieren Butten, eine neue Nummer generiert werden. 

Die automatische Kundennummer wird beim Anlegen eines neuen Kunden automatisch vorgeschlagen, kann aber überschrieben werden.

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Kundenkarte

In der Registerkarte Kundenkarte werden alle erstellten Kundenkarten angezeigt. Sie können neue Kundenkarten hinzufügen oder aktive Kundenkarten deaktivieren. Wenn Sie die Kundenkarte während dem Erstellen einer Rechnung scannen wird der Kunde bei der Rechnung hinterlegt. Die deaktivierte Kundenkarten werden grau angezeigt und die aktiven blau. Sie können die Kundenkarten öffnen und nochmal ausdrucken. Weiter Informationen zur Konfiguration der Kundenkarten finden Sie unter Konfiguration - Kundenkarte.

Kundenkarte

Bei Erstellen einer neuen Kundenkarte kann diese sofort am Label- oder Kartendrucker gedruckt werden.

Kundenkarte erstellen

Archiv

Im Reiter Archiv sehen Sie alle Rechnungen, Lieferscheine und Angebote von diesem Kunden. Bei Suchen können Sie einen Suchbegriff eingeben um eine bestimmte Rechnung zu finden. Mit einem Klick auf das Symbol "Exportieren", rechts neben dem "Suchen" Symbol, können Sie die angezeigten Rechnungen in einer Microsoft Excel Datei (XLSX) exportieren. Mit einem Klick auf das ganz rechte Symbol "Filtern" können Sie die Rechnungen, Lieferscheine und Angebote des Kunden filtern. Sie können nach dem Status wie "Offen", "Abgeschlossen" oder "Storniert" filtern. Anfangs ist "ALLE" ausgewählt. Sie haben auch die Möglichkeit nach Berater, Verkäufer oder einen Zeitraum zu filtern.

Kundenarchiv

Mahnungen

Unter Mahnungen werden alle Mahnungen des Kunden aufgelistet. 

Mahnungen

Anhang

Im Reiter Anhang können Sie Notizen und Anhänge zum Kunden anfügen.

Anhang Typ ‚Anmerkung‘:

Eignet sich auch zum Anhängen von Dateien (z.B. Verträge, Fotos…). Es können pro Anmerkung mehrere Dateien angehängt werden.

Anhang

Anhang Typ ‚Autom. Hinweis‘:

Eignet sich zum Speichern von Hinweisen für diesen Kunden. Der Hinweis wird bei der Auswahl des Kunden automatisch angezeigt (z.B. „Kunde bekommt Lieferung frei Haus“)

Automatischer Hinweis

Datenschutz

Hier können Sie alle Daten, die Sie über einen Kunden gespeichert haben drucken. Die Anhänge und Anmerkungen werden dabei nicht gedruckt. Unter Zweck und Einwilligung können Sie vermerken, welche für welchen Zweck Sie die Einwilligung des Kunden haben. Die Zwecke können unter System - Datenschutz festgelegt werden. Die Funktion Datenschutz ist nur für den asello Administrator verfügbar.

Datenschutz

Volltextsuche

In asello steht Ihnen eine Volltextsuche zu Verfügung. Die Suche benötigen Sie beim Suchen von Kunden, diese Art der Suche steht Ihnen jedoch im gesamten Kassensystem zur Verfügung. Es wird  in den gesamten Kundeninformationen nach ganzen Wörtern gesucht. Daher wird der Kunde erst gefunden, wenn das gesamte Wort geschrieben wurde. Geben Sie zwei Wörter ein, wird unabhängig nach beiden Wörtern gesucht. 

Die gefundenen werden nach folgenden Kriterien gereiht: Suchtreffer (wenn mehr Treffer vorkommen,zuerst), dann Datum (neuere Treffer zuerst), dann interne Id (neuere Id zuerst)
Dadurch wird es auch noch andere Reihenfolgen geben, wenn mache Treffer besser sind. Beispiel: Name des Kunden ist "Firma Mustermann" und die Adresse eines anderen, neueren Kunden ist "Mustermann". Dann würde trotzdem die ältere Rechnung zuerst angezeigt werden.