Wenn Sie eine Rechnung erstellen, können Sie diese mit der Option „Schnelldruck“ sofort abschließen und ausdrucken. Wenn Sie auf „Weiter“ klicken, kommen Sie zu den Rechnungsoptionen und können für das aktuelle Dokument weitere Einstellungen vornehmen.

Auf der linken Seite finden Sie den Untermenüpunkt, rechts die möglichen Optionen. In Folge werden alle möglichen Optionen beschrieben.

Typ

Hier können Sie auswählen, welche Art von Dokument Sie erstellen möchten. 

  • Barrechnung
  • Zielrechnung (Rechnung mit Zahlschein)
  • Auftrag
  • Angebot
  • Lieferschein
  • Auftragsbestätigung

Zusätzlich im Modul Gastro:

  • Bruch
  • Eigenverbrauch
  • Einladung

Die Rechnungstypen Bruch, Eigenverbrauch und Einladung werden extra verbucht und können unter Berichte / Drucken-Exportieren ausgewertet werden.

Info

Je nach Lizenz und Zusatzmodule stehen Ihnen einige Typen nicht zur Auswahl.

Typ

Nummer

Diese Option ist nur beim Dokumententyp Zielrechnung vorhanden, wenn das Zusatzmodul Rechnung nicht bezogen wurde.

Geben Sie hier die gewünschte Dokumentennummer (Rechnungsnummer) des Dokuments bzw. der Rechnung mit Zahlungsziel ein.

Zusatzmodul Rechnung

Das Zusatzmodul Rechnung beinhaltet eine automatische Rechungsnummervergabe. Mit dem Modul Rechnung steht Ihnen auch eine umfangreiche Funktion zum Erstellen von Mahnungen in 3 Mahnstufen und viele weitere Funktionen zu Verfügung.

Zahlung

Die Zahlungsart legt bei der Barrechnung fest, wie der Kunde bezahlt. In asello stehen die Zahlungsarten Bar, Kreditkarte und Bankomatkarte zur Verfügung. Wenn Sie in diesem Feld einen Betrag eingeben, wird das Wechselgeld automatisch berechnet und auf der Rechnung mitgedruckt. Den gegebenen Betrag können Sie auch durch Klicken der Zahlen Felder eingeben. Anfangs ist der gegebene Betrag auf die Rechnungssumme gesetzt. Durch ein Klicken auf "C" wird der gegebene Betrag auf 0 gesetzt, durch Klicken auf "=" wird der gegebene Betrag wieder auf die Rechnungssumme gesetzt.

Zahlung

Zahlung mit Gutschein

Bei der Bezahlung kann unter "Zahlung" der Gutschein Code oder der Wert des Gutschein Codes eingeben werden. Für den Gutscheincode muss zuerst ein Gutschein mit diesem Wert verkauft werden. Die Gutscheine werden in der Gutscheinverwaltung unter System > Gutscheine angezeigt. Weitere Informationen zu den Gutscheinen und der Gutscheinverwaltung erhalten Sie unter System > Gutscheine.

Funktion Barcode-Scanner

Scannen Sie einfach den Barcode des Gutscheins um diesen einzulösen.

Ist das Zusatzmodul Gutschein nicht vorhanden, kann manuell auch der Betrag, des Gutscheins eingegeben werden. Auch nach der Aktivierung des Gutscheinmoduls kann diese Funktion für alte Gutscheine weiterverwendet werden. Sobald keine alten Gutscheine mehr vorhanden sind, kann die Funktion der manuellen Gutscheine deaktiviert werden.

Info

Die manuellen Gutscheine können in den Gutscheineinstellungen deaktiviert werden.

Zahlung mit Gutschein

Mehrere Zahlungsarten

Um bei einer Rechnung mehrere Zahlungsarten anzugeben, wählen Sie zuerst die nicht Bare Zahlungsart aus (z.B. Bankomatkarte oder Kreditkarte). Danach können Sie angeben, wieviel der Kunde in Bar zahlt (Betrag in Bar), der Rest wird mit der nicht Baren Zahlungsarte bezahlt. Ein angegebener Gutschein wird von der Rest-Summe abgezogen. 

Mehrere Zahlungsarten

Rabatt

Der Rabatt kann für eine einzelne Position (siehe Position bearbeiten) oder für die gesamte Rechnung angegeben werden. Sie können einen Rabatt als Prozentwert eingeben oder als Zielpreis (in brutto oder netto) angeben. Bei Angabe eines Zielpreises wird der prozentuelle Rabatt automatisch berechnet. Der Rabatt wird auf der Rechnung mit einer eigenen Position als negativer Betrag ausgewiesen. Möchten Sie auf einzelne Positionen einen Rabatt vergeben, können Sie einen Rabatt bei der Position vergeben.

Mit der Option Rechnungsrabatt in Prozent anzeigen, kann angegeben werden, ob der Prozentuelle Rabatt am Ausdruck sichtbar sein soll oder nicht.

Rabatt

Interne Notiz

Die interne Notiz ist ein Textfeld um weitere Informationen zur Rechnung abzuspeichern. Sie können hier z.B. eine Seriennummer erfassen oder Anmerkungen zur Rechnung eintragen, die in Zukunft relevant sein könnten. Die interne Notiz wird nicht auf die Rechnung gedruckt, scheint aber im Archiv bei der Rechnung auf.

Interne Notiz

Erweitert

Hier werden erweiterte Funktionen angeboten.

  • Steuerausnahme: Sie können eine Steuerausnahme für diesen Geschäftsfall definieren. Es werden die Ausnahmen innergemeinschaftliche Lieferung, Reverse Charge (Steuerumkehr), Lieferung Drittland und Bauleistungen unterstützt. Die entsprechenden Texte, die auf die Rechnung gedruckt werden, können unter Einstellungen > Rechnungsablauf konfiguriert werden.
  • Preise drucken in: Über diese Option kann konfiguriert werden, ob Preise in brutto oder in netto auf dem Ausdruck gedruckt werden sollen. Diese Einstellung wirkt sich auf die Berechnung der Rechnung aus (siehe Berechnung der Rechnungssumme).
  • Referenz Nummer: Eine Referenznummer, die der Rechnung zugeordnet werden soll. Diese Nummer darf nur 1x in asello vorkommen und kann zur Kontrolle verwendet werden.
  • Zahlungsziel: Bei Zielrechnungen kann hier ein Zahlungsziel angegeben werden. Im Rechnungsablauf kann ein Standard Zahlungsziel für alle Rechnungen definiert werden.
  • Skonto: Sie können bei Zielrechnungen einen Skonto in Tage und den Prozentsatz angeben. Im Rechnungsablauf kann ein Standard Zahlungsziel für alle Rechnungen definiert werden.
  • Kunde auf Beleg drucken: Wählen SIe ob der Kunde auf dem Beleg gedruckt werden soll oder nicht. 

    Warnung (Österreich)

    Ab einem Rechnungsbetrag von 400 € ist laut Umsatzsteuergesetz in Österreich die Angabe der Kundenadresse verpflichtend. Ab einem Rechnungsbetrag von 10.000€ ist die Angabe der UID-Nummer verpflichtend.

    Warnung (Deutschland)

    Ab einem Rechnungsbetrag von 250€ kann nicht von einer Kleinbetragsrechnungen ausgegangen werden und es gelten weitere Anforderungen für die Rechnung. 

Erweitert

Kunde

Mit der Auswahl der Kunden werden dessen Adresse auf der Rechnung mitgedruckt und das Dokument dem Kunden zugeordnet. Eine Übersicht über die Rechnungen je Kunde finden Sie in der Kundenverwaltung.

Sollte der Kunde noch nicht in Ihrer Kundendatei vorhanden sein, können Sie Ihn einfach mit einem Klick auf "+" neu anlegen. Wählen Sie einen Kunden aus, der einer Rabattgruppe zugeordnet ist, wird der Rabatt automatisch auf der Rechnung angewendet. Weitere Informationen zu den Rabattgruppen finden Sie unter System > Rabattgruppen.

Warnung (Österreich)

Ab einem Rechnungsbetrag von 400 € ist laut Umsatzsteuergesetz in Österreich die Angabe der Kundenadresse verpflichtend. Ab einem Rechnungsbetrag von 10.000€ ist die Angabe der UID-Nummer verpflichtend.

Warnung (Deutschland)

Ab einem Rechnungsbetrag von 250€ kann nicht von einer Kleinbetragsrechnungen ausgegangen werden und es gelten weitere Anforderungen für die Rechnung. 

Tipp

In den Einstellungen kann eine Warnung für die Angabe eines Kunden ab einer Rechnungssumme von 400€ / 250€ konfiguriert werden (siehe Einstellungen > Rechnungsablauf). Damit kann die Angabe des Kundennamens nicht vergessen werden.

Kundenauswahl

Adresse

Hat der Kunde neben der Rechnungsadresse auch eine Lieferadresse hinterlegt, kann unter Adresse die für das Dokument zu vernwendende Adresse ausgewählt werden.

Hinweis

Es muss immer ein Kunde ausgewählt sein, bevor die Addresse gewählt werden kann.

Bereiche

Die Bereiche ermöglichen eine spätere statistische Auswertung und die Zuordnung bei geparkten Rechnungen (z.B. zu einem Tisch). Diese Funktionen sind näher unter Stammdaten > Bereiche sowie unter Fortsetzen / Tische beschrieben.


Hinweis

Bereiche werden im Zusatzmodul Gastro für das Parken von Positionen auf Tische verwendet.


Berater

Durch die Auswahl des Berater können Umsätze einem Berater zugeordnet werden. Unter Berichte können Sie diese Zuordnung bei Auswertungen nutzen und haben neben dem Verkäufer einen zusätzlichen Mitarbeiter für die Auswertung zur Verfügung. Die Beraterfunktion muss vor der Verwendung in den Einstellungen (Rechnungsablauf) aktiviert werden.

Tipp

Es kann festgelegt werden, das der Berater verpflichtend angegeben werden muss, sodass er bei der Erstellung von Rechnung nicht vergessen werden kann.

Verkäufer

Durch die Auswahl des Verkäufers können Umsätze dem Verkäufer zugeordnet werden. Als Verkäufer wird automatisch der angemeldete Benutzer übernommen. Unter Berichte können Sie diese Zuordnung bei Auswertungen nutzen.

Verkäuferauswahl