Mit der asello WooCommerce Integration können Sie Ihren OnlineShop direkt mit asello verbinden. Damit vereinfachen die Wartung der Produkte und Preise sowie die Abwicklung von Bestellungen. Dabei stehen Ihnen die Funktionen Produkt-Stammdaten, Bestellungen und Lagersynchronisierung zur Verfügung. Diese Funktionen integrieren sich nahtlos in die Bestellabwicklung von asello und kann um weitere Module erweitert werden. Alle Vorteile können Sie nutzen, wenn Sie sowohl Online im Webshop als auch im Geschäft Waren oder Dienstleistungen verkaufen.

Damit die WooCommerce Integration funktioniert, muss diese in asello in im Online-Shop konfiguriert werden (siehe WooCommerce Konfiguration) und das asello Zusatzmodule Online-Shop muss verfügbar sein.

Bestellablauf

Eine Bestellung im Onlineshop durchläuft den folgenden Ablauf. Der Verkauf von Produkten in Ihrem Geschäft wird davon nicht beeinflusst.

Der Kunde bestellt über den Onlineshop. Die Bestellung wird in WooCommerce angelegt und automatisch als Auftrag in asello angelegt. Bei einer Online Bestellung wird der Auftrag automatisch bestätigt und die Bestellbestätigung sofort von WooCommerce aus gesendet. Bei Vorkasse oder Vor Ort Zahlung wird der Status des Auftrags in asello auf In Warteschlage gesetzt. Wird die Bestellung manuell bestätigt, wird danach eine Bestellbestätigung gesendet. Mit Bestätigen der Bestellung wird der Status des Auftrags auf Offen gesetzen.

Bei Online Zahlung und Vorkasse erstellen Sie zuerst die Zielrechnung. Nach dem Zahlungseingang erstellen Sie den Lieferschein und anschließend das Paket für den Versand. Bei der Vor Ort Zahlung erstellen Sie die Barrechnung bei Abholung der Bestellung und der Kunde zahlt vor Ort. Mit erstellter Zielrechnung und Lieferschein oder Barrechnung können Sie den Status auf Abgeschlossen setzen oder automatisch setzen lassen.

Aus jedem Status kann der Status des Auftrags auf Storniert gesetzt werden. Alle bis dahin erstellten Dokumente werden auf storniert gesetzt. Der Kunde wird wieder über den Online-Shop über die Statusänderung informiert.

Bestellvorgang

Zahlungsarten

Bei einer Bestellung kann Online per Kreditkarte, Sofort Überweisung oder Paypal sofort bezahlt werden.

  • Online Zahlung: Bezahlung erfolgt sofort im Onlineshop per Kreditkarte, Sofort Überweisung oder Paypal
  • Vorkasse: Dem Kunden wird die Zielrechnung zugesendet. Wenn der Kunde bezahlt hat, wird das Paket versandt.
  • Vor Ort Zahlung: Der Kunde kommt in das Geschäft, holt dort seine Bestellung ab und bezahlt bar vor Ort. Der Kunde bekommt ein Barrechnung, die beim Abholen erstellt wird.
  • Nachkasse: Dem Kunden wird die Zielrechnung zugesendet. Das Paket wird unabhängig davon ob die Zahlung bereits erfolgt ist, versandt.

Produkt-Synchronisierung

Die Produkt-Synchronisierung unterstützt Sie bei der Pflege und Wartung ihrer Produkt-Stammdaten in asello sowie im Online-Shop. Diese Funktion ist optional und kann auch deaktiviert werden. Dann werden in asello bei dem Eingang einer Bestellung ein Produkt mit der gleichen Artikelnummer herangezogen oder ein manueller Artikel erstellt, wenn kein Produkt gefunden wurde.

Wir empfehlen die Produkt-Synchronisierung zu verwenden, um in asello eine Auswertung der Produkte nutzen zu können und die gleichen Preise im Webshop und im Laden zu haben.

Die Produkte zwischen Webshop und asello werden automatisch bei jeder Änderung synchronisiert. Zusätzlich kann in asello eine manuelle Synchronisierung ausgelöst werden. Somit gibt es folgende Varianten, bei denen die Produkte synchronisiert werden:

  • Automatisch bei Änderung in asello
  • Automatisch bei Änderung in WooCommerce
  • Manuell von asello in den Online-Shop (ausgewählte Gruppen oder einzelne Produkte)
  • Manuell vom Online-Shop nach asello (ausgewählte Kategorien oder einzelne Produkte)


Die automatische Synchronisierung funktioniert erst nach der ersten manuellen Synchronisierung, sodass in asello die Online-Shop-Id im Produkt gespeichert ist. Ist diese Id nicht vorhanden, wird die autoamtische Synchronisierung nicht durchgeführt.

Zwischen asello und WooCommerce werden bei den Produkten die nachfolgenden Informationen synchronsiert. Damit die Synchronisierung funktioniert, muss diese in asello und im Online-Shop konfiguriert werden (siehe WooCommerce Konfiguration).

BezeichnungOptionalAnmerkung
Online-Shop-ID
Identifikation der Produkte zwischen WooCommerce und asello
Name

Typ

Preis

Steuersatz

Beschreibung(tick)Beschreibung oder Kurzbeschreibung
Artikelnummer(tick)
Kategorie bzw. Produktgruppe(tick)
Angebotspreis und Angebotszeitraum(tick)
Lager aktiviert(tick)

Produktgruppe

Die Kategorie bzw. Produktgruppe wird nur bei der manuellen Synchronisierung mit synchronisiert und als Produtgruppe neu angelegt. Bei der automatischen Synchronisierung wird die Produktgruppe in asello bzw. im Online-Shop nicht verändert.

Produkttyp

Bei der Synchronisierung werden in asello nur die Typen Einzelprodukt, Produkt mit Varianten und Warenkorb unterstützt. Die restlichen Produkttypen werden nicht mit synchronisiert, das es dafür im Online-Shop keine gleichwertigen Alternativen gibt.

Sie können somit die Pflege der Produktstammdaten bequem im Onlineshop durchführen und danach die Daten in asello synchronisieren. Eine doppelte Wartung der Daten ist nicht notwendig. Es bleibt aber weiterhin möglich, zusätzliche Produkte in asello anzulegen, die nicht im Onlineshop verfügbar sind. In asello können die Produktgruppen, die nicht im Shop nicht verfügbar sind, für die jeweilige Kassa ausgeblendet werden.

Bestellung-Synchronisieren

Bestellungen werden automatisch oder manuell von WooCommerce in asello synchronisiert, sodass im Bestellablauf nur asello verwendet werden muss und das Arbeiten mit der Online-Shop-Verwaltungsoberfläche nicht notwendig ist. Die Bestellungen aus WooCommerce werden in asello als Auftrag angelegt. 

Änderungen

Eine nachträgliche Änderung der Bestellung (ändern der Produkte, der Preise, etc.) ist nicht vorgesehen bzw. muss manuell in beiden Systemen durchgeführt werden. Wir empfehlen hier eine Stornierung und das Neuanlegen der Bestellung um einen nachvollziehbaren Verlauf zu gewährleisten.

Der Kunde bestellt über den Onlineshop. Die Bestellung wird in WooCommerce angelegt und automatisch als Auftrag in asello angelegt. Bei einer Online Bestellung wird die Bestellbestätigung sofort von WooCommerce aus gesendet. Bei Vorkasse oder Vor Ort Zahlung wird der Status des Auftrags in asello auf In Warteschlage gesetzt. Wird die Bestellung manuell bestätigt, wird danach eine Bestellbestätigung gesendet. Mit Senden der Bestellbestätigung können Sie den Status des Auftrags auf Offen setzen.

Bei Online Zahlung und Vorkasse erstellen Sie zuerst die Zielrechnung. Nach dem Zahlungseingang erstellen Sie den Lieferschein und anschließend das Paket für den Versand. Bei der Vor Ort Zahlung erstellen Sie die Barrechnung bei Abholung der Bestellung und der Kunde zahlt vor Ort. Mit erstellter Zielrechnung und Lieferschein oder Barrechnung können Sie denr Status auf Abgeschlossen setzen.

Aus jedem Status kann der Status des Auftrags auf Storniert gesetzt werden. Alle bis dahin erstellten Dokumente werden auf storniert gesetzt. Der Kunde wird wieder über den Online-Shop über die Statusänderung informiert. 

Achtung: Bestätigung funktioniert nur bei Zahlungsarten, die den Status der Bestellung auf "In Wartestellung" setzen. Bestellungen die Online bezahlt werden, werden von WooCommerce automatisch freigegeben.

Sobald der Auftrag bestätigt wurde, kann dieser bearbeitet werden und in asello dazu Lieferscheine und Rechnungen erstellt werden. Sobald sowohl mindestens ein Lieferschein als auch mindestens eine Zielrechnung vorhanden ist, können Sie den Auftrag auf Abgeschlossen setzen und im Onlineshop wird der Status aktualisiert. Alternativ können Sie den gleiche Vorgang beim Erstellen einer Barrechnung ausgeführen. 

Sollte es zu einer nachträglichen Änderung oder einem Abbruch kommen, kann der Auftrag storniert werden und der Kunde wird wieder über den Online-Shop über die Statusänderung informiert.

Bestellung

Über die Shop ID werden die Bestellungen zwischen asello und WooCommerce identifiziert. Folgende Informationen werden synchronisiert und wie in der Anmerkung beschrieben, auf der Rechnung gekennzeichnet.

BezeichnungOptionalAnmerkung
Online-Shop-ID
Identifikation der Bestellungen zwischen WooCommerce und asello
Nummer
Neue Auftragsnummer in asello
Referenz
WooCommerce Bestellnummer
Bestelldatum

Status

Rabatt

Positionen anzeigen (Brutto/Netto)

Fußzeile
Kundennotiz
Versandkosten
Als eigene Position
Versand
Als Anmerkung auf der Rechnung
Zahlung
Als Anmerkung auf der Rechnung
Kunde

Adresse

Positionen

Folgende Informationen der Produkte werden im Auftrag übenommen:

BezeichnungOptionalAnmerkung
Online-Shop-ID Produkt
Identifikation der Produkte zwischen WooCommerce und asello
Name

Preis

Steuersatz

Beschreibung(tick)Beschreibung oder Kurzbeschreibung

Wenn die Shop ID nicht vorhanden ist, dann wird nach einem Produkt mit gleicher Artikelnummer gesucht und dieses hinzugefägt. Wird kein Produkt mit gleicher Artikelnummer gefunden, wird ein manueller Artikel angelegt.


Bestellstatus

Der Status der Bestellung wird bei einer Statusänderung in asello auf WooCommerce aktualisiert. In folgender Tabelle werden die Bestellstati von asello den entsprechenden WooCommerce Stati zugeordnet.

WooCommerceWooCommerce DEBeschreibungaselloAnmerkung asello
PendingZahlung ausstehendBestellung erhalten, warten auf Bezahlung
Bestellung wird nicht übernommen
FailedFehlgeschlagenZahlung fehlgeschlagen
Bestellung wird nicht übernommen
ProcessingIn BearbeitungZahlung abgeschlossen und Lager wurde gebuchtOffen
CompletedFertiggestelltBestellung abgeschlossenAbgeschlossen
On-HoldIn WartestellungWarten auf Zahlungseingang, Lager ist gebuchtBestätigung ausstehend
CancelledStorniert/AbgebrochenStorniert vom Admin oder Kunden
Bestellung wird nicht übernommen
RefundedRückerstattetZurückerstattet vom AdminStorniert

Lagerverwaltung

Der Lagerstand der Produkte wird in asello verwaltet. In asello wird der Lagereingang und bei Erstellen eines Lieferscheins oder einer Barrechnung der Lagerausgang gebucht.

Da im Onlineshop nicht der Lagerstand sondern die zum Verkauf verfügbare Menge (Lagerbestandsmenge) angezeigt werden soll, berechnet sich die Lagerbestandsmenge in WooCommerce zu:

Lagerbestandsmenge WooCommerce = Lagerstand asello - Menge der offenen Aufträge - Menge der Aufträge in Wartestellung

Bei Änderung des Lagerstands in asello wird die Lagerbestandsmenge in WooCommerce beim Synchronisieren überschrieben.

Dadurch wird sichergestellt, dass beim Verkauf im Laden oder beim Lagereingang auch die Lagerbestandsmenge in WooCommerce richtig übernommen wird.

Voraussetzungen

Verpflichtende Module

Um asello mit Ihrem WooCommerce Onlineshop synchronisiert zu nutzen, sind folgende Module von asello verpflichtend:

Registrierkassenmodul Professional oder Premium

Lieferscheine sind nur im Registrierkassenmodul Professional oder Premium verfügbar.

Online Shop

Die Integration des Online Shops ist in diesem Modul verfügbar.

Aufträge

Für die Abwicklung der Bestellung zwischen WooCommerce und asello wird der Dokumententyp benötigt.

Optionale Module

Folgende Module können Sie bei ihrer Abwicklung der Bestellung unterstützen.

Rechnung

Mit dem Modul Rechnung können Sie automatisch Zielrechnungen erstellen und Zielrechnungen nach dem Erstellen bearbeiten. Ohne diesem Modul können Zielrechnungen nur manuell mit manueller Rechnungsnummernvergabe erstellt werden und nicht bearbeitet werden. 

Die automatische Erstellung Ihrer Zielrechnungen steht Ihnen ohne dem Modul Rechnung nicht zur Verfügung.

Lager

Mit dem Modul Lager wird der Lagerstand auch in WooCommerce aktualisiert und die verfügbare Menge in Ihrem Online Shop richtig berechnet.

Rabatt

Mit dem Modul Rabatt können Sie auch für Ihre asello Produkte einen Angebotspreis hinterlegen und mit Ihren WooCommerce Produkten syncronisieren.

Mögliche Erweiterungen

  • Werte Gutscheine mit Verkauf, Einlösen und Syncronisation in asello und WooCommerce
  • Prozent Gutscheine mit Einlösen und Syncronisation in asello und WooCommerce
  • Produkt mit Optionen (Variantenprodukt)