Prozess Auftragsabwicklung

In diesem Leitfaden wird die Abwicklung von Aufträgen mit asello beschrieben. Dabei kann es sich bei Aufträgen je nach Branche und Unternehmen um Projekte, Aufträge oder Bestellungen handeln. Um die jeweiligen Anforderungen zu erfüllen, kann der Prozess entsprechend angepasst werden. Für ein einfacheres Verständnis wird in dieser Beschreibung immer von einem Auftrag gesprochen.

Jeder Auftrag durchläuft den Auftragsprozess und die jeweiligen Status (Je nach Zahlungsart, Liefermethode, etc.). Dabei werden im Auftrag folgende Status unterstützt:

• Unbestätigt (optional)
  Der Auftrag wurde vom Kunden übermittelt, aber vom Unternehmen noch nicht bestätigt. Dieser Status wird für eine verzögerte Vertragsannahme bei Online-Shop Bestellungen oder für einen zusätzlichen Freigabeschritt durch einen Vorgesetzten bei Aufträgen und Projekten verwendet.
• Warten auf Zahlung (bei Vorauskasse)
  Wurde als Zahlungsart beim Auftrag Vorauskasse ausgewählt, so kommt der Auftrag im nächsten Schritt in den Status "Warten auf Zahlung". Sobald die Zahlung erfolgt oder eine andere Zahlungsart hinterlegt ist, kommt der Auftrag in den Status "Offen".
• Offen
  In diesem Status wurde der Auftrag übermittelt und muss bearbeitet werden. In diesem Schritt können aus dem Auftrag eine oder mehrere Kommissionen erstellt werden. Danach befindet sich der Auftrag im Status in Kommission.
• In Kommission
  In diesem Status werden die einzelnen Kommissionen bestellt bzw. im Lager versendet. Sobald alle Pakete verwendet wurden, wechselt der Auftrag in den Status "Versendet".
• Versendet
  Sobald alle Bestandteile des Auftrags versendet wurden, kann dieser verrechnet werden.
• Abgeschlossen
  Der Auftrag ist abgeschlossen und (bei Zahlung auf Rechnung) die Rechnung in den Abrechnungsprozess übergeben.
• Storniert
  Der Auftrag kann in jedem Status storniert werden. Dabei ist zu beachten, dass alle abhängigen Dokumente ebenfalls storniert werden.

Zahlungsart

Der Prozess hängt stark von den vereinbarten Zahlungskonditionen ab. Bei Online-Bestellungen wird häufig eine Online-Zahlung (Zahlung im Vorhinein) verwendet. Bei Projekten und Aufträgen werden die Vorauszahlung (Vorkasse) oder die Zahlung auf Rechnung sowie eine Kombination daraus (Anzahlung, Teilzahlung) verwendet. Des Weiteren kommt noch die Zahlung bei Abholung (Vor Ort) zur Anwendung.

• Online Zahlung
  Die Bezahlung erfolgt sofort (mit sofortiger Bestätgung) im Online-Shop per Kreditkarte, Sofort-Überweisung, PayPal oder anderen Zahlungsmethoden. Die Überweisung der Beträge erfolgt in der Regel gesammelt einmal pro Tag, Woche oder Monat vom Zahlungsdienstleister (je nach Zahlungsanbieter und Konditionsvereinbarung).
• Vorkasse
  Der Kunde bestellt die Ware und bekommt die Zahlungsaufforderung per E-Mail oder persönlich überreicht. Nach dem Eingang der Zahlung wird der Auftrag intern weiter bearbeitet.
• Auf Rechnung
  Die Bestellung wird sofort abgearbeitet und die Rechnung erst beim Versand an den Kunden gesendet (per E-Mail, persönlich übergeben oder per Post). Der Kunde hat danach einen gewissen Zeitraum (Zahlungsziel) Zeit, um den Betrag per SEPA Überweisung zu bezahlen. Um überfällige Forderungen einzutreiben, werden danach Mahnungen versendet (siehe Abrechnungsprozess).
• Bei Abholung/Lieferung
  Kommt der Kunde die Ware selbst beim Standort abholen oder wird diese vom Unternehmen selbst geliefert, kann der Kunde mit der Zahlung bei Abholung/Lieferung direkt bei der Übergabe der Waren/Dienstleistung bezahlen. Dabei kann sowohl in Bar als auch mit Karte (mit entsprechendem Zahlungsterminal) gezahlt werden.

Lieferung

Neben der Zahlung spielt die Lieferung eine wichtige Rolle für den Ablauf eines Auftrags. Dabei werden folgende Lieferarten unterschieden:

• Versand
  Die Ware wird verpackt und versandt.
• Abholung
  Der Kunde holt die Ware ab.
• Keine
  Eine Lieferung ist nicht nowendig. Diese Art wird vor allem bei Dienstleistungen oder digitalen Gütern verwendet.